ディレクター・コンファレンスオペレーション

仕事内容

・Lead operational delivery and strategy of all exhibitor elements across multiple B2B conferences including project management, floor plan management, inventory and capacity management, financial management (forecasting, budgeting and reconciliation), staff planning and production scheduling.
・Procurement Management: Selection of the best vendor based on comparative analysis of outsourcing vendor costs, quality, services, etc.
・Develop, maintain and improve exhibit floor plans to maximize revenue opportunities and engagement.
・Manage conference budgets with direct responsibility for all costs associated with exhibitor fulfillment and delivery; produce accurate monthly forecasts and manage expenses effectively.
・Attend conferences as the onsite lead for exhibit delivery including managing the production schedule, agency partners and vendors and conference staff.
・Develop and maintain exhibit inventory and capacity planning as it relates to the show floor, speaking sessions and other marketing opportunities.
・Analyze data to determine best course of action on various conference elements.
・Manage and maintain online portal that holds all logistical information and details for exhibitors ensuring best possible experience for clients.
・Anticipate and react to client requests with a service focus that delivers exceedingly high value to drive exhibitor retention. ・Liaise with key conference partners and team members (internal and external) to ensure

プロジェクト管理、フロアプラン管理、在庫・キャパシティ管理、財務管理(予測、予算、調整)、スタッフ計画、生産スケジュールなど、複数のB2Bカンファレンスにおけるすべての出展者要素の運用提供と戦略をリードする。
調達管理。外注先のコスト、品質、サービス等の比較分析に基づく最適な業者の選定。
展示会運営管理:外注先のコスト、品質、サービスなどを比較検討し、最適な外注先を選定。
出展者対応と配送に関わる全てのコストに直接責任を持ち、正確な月次予測を行い、効果的に経費を管理する。
出展者のスケジュール管理、代理店やベンダー、会議スタッフの管理を含む、出展物搬入の現場責任者として会議に参加する。
展示会場、講演会、その他のマーケティング機会に関する展示品在庫とキャパシティプランニングを作成し、維持する。
カンファレンスに関わる様々な要素について、データを分析し、最適な方針を決定する。
出展者向けオンラインポータルの管理・運営。
出展者のリテンションを高めるため、非常に高い価値を提供するサービスに焦点を当て、クライアントの要望を予測し、対応する。
主要なカンファレンスパートナーやチームメンバー(社内外)との連携。を確保する。

求める経験

学士またはそれ以上
3年以上のカンファレンスマネジメント、エクスペリエンシャルマーケティング、カンファレンスマーケティング、トレードショーマネジメントの経験
会議運営スキル(スケジュール、予算管理、スタッフ配置等)を有すること。
複数の変数や依存関係を持つ詳細なプログラムに関するプロジェクトマネジメントの経験
代理店やベンダーの管理経験
特にシニアレベルの専門家、部門間、代理店パートナーとの強力な対人関係構築スキル。
創造的、革新的、戦略的思考を持ち、細部にまでこだわることができる。
優れた財務管理能力
学習意欲、成長意欲のあるチームプレーヤー
優れた口頭および文書によるコミュニケーション能力
優れた口頭・書面でのコミュニケーション能力およびプレゼンテーション能力
問題解決能力、時間管理能力、組織管理能力
変化に対応し、継続的な改善を図ることができる
優れた結果を出すための情熱的なアプローチ/方法論
プレッシャーのかかる状況下でも活躍できる能力
日本語の流暢さと英語のビジネスレベル